In deze blog opnieuw een persoonlijk verhaal om de zomervakantie mee af te sluiten en met frisse moed (en meer tijd) weer aan de slag te gaan. Dit verhaal gaat namelijk over tijd. Iets waar we tegenwoordig vaak een tekort aan hebben. De trigger voor deze blog is een artikel over de conclusies uit de laatste Data Visualisation Survey. Daaruit bleek dat onder datavisualisatie-makers het thema tijd het vaakst terugkwam. Ze ervaren te weinig tijd om nieuwe dingen te leren, om beschrijvende analyses te maken en zelfs om datavisualisaties zelf te kunnen maken.

Het komt er dus op neer dat zij te weinig tijd hebben om hun werk (goed) te kunnen doen. Dat lijkt me een slechte ontwikkeling en bovendien erg frustrerend. Daarom deel ik in deze blog mijn tips over hoe je meer tijd kunt maken in plaats van hebben.

Hebben of maken

Als je denkt in het concept van tijd hebben, kom je volgens mij altijd tijd tekort. Stel, je hebt de hele zaterdag de tijd om te stofzuigen. Dat betekent voor mij dat ik zaterdag om 17:00 begin met stofzuigen en de rest van de dag niets noemenswaardigs doe. Herkenbaar?

Zo werkt het op kantoor ook. Als je de hele dag hebt om een taak af te ronden, dan doe je daar ook de hele dag over. Terwijl je misschien in een paar uur klaar had kunnen zijn en ook nog drie andere taken af kon hebben. Achter tijd hebben zit vaak geen plan of slechts een vaag plan. Als je tijd hebt, is er geen plan en is de kans groter dat je wordt geleefd.

Tijd maken daarentegen betekent dat jij besluit waar je tijd aan besteed. Jij hebt een concreet plan voor de dag. Als je collega binnenkomt en vraagt of je bij een vergadering kan aansluiten, dan kun jij aangeven dat je midden in een taak zit die over een half uur af is. Daarna kun je aansluiten. Maak jij tijd, dan kies je bewust voor je activiteiten en heb je (veel meer) grip op je dagen.

Plannen, plannen, plannen

Plannen is zonder twijfel het hoofdingrediënt van het recept om tijd te maken. Ik heb het ook geprobeerd zonder planning, of met een grove planning waarbij een groot deel van mijn dingen-te-doen-lijst in mijn hoofd zaten en de andere helft ergens in een notitie-app stond. Echt, het werkt niet. Vergeet het maar. Een goede planning is noodzakelijk om bewust tijd te kunnen maken.

Mijn plan-tool van dit moment is Trello. Een gratis online tool met een mobiele app. Het wordt bij bedrijven als Google en National Geographic bijvoorbeeld gebruikt om productiviteit van teams te monitoren. Maar zo’n Trello-bord is ook ideaal voor je eigen privé of werkplanning. Een Trello-bord is een digitale muur waar je digitale post-its op kunt plakken. Je kunt meerdere muren maken en je kunt je muur delen met anderen. Super handig! Ik kan in elk geval echt niet meer zonder.

Zo werk ik bijna dagelijks met mijn Kleine-klusjes-bord, waar regel-dingen opstaan voor thuis en mijn bedrijf. Rijbewijs verlengen, afspraak maken met iemand, een nieuwe R-cursus volgen. Alles wat moet gebeuren zet ik erop. Voor mijn werk bij mijn opdrachtgever heb ik mijn Werkweek-bord. Hierop staan de klussen die ik die week per dag ga oppakken. Voor mij werkt dat uit-je-hoofd-in-de-app als een trein. Staat het in Trello, dan hoeft mijn hoofd het niet meer te onthouden en heb ik tijd over om aan andere dingen te denken. Of gewoon even te zijn waar ik ben.

Wil je meer voorbeelden lezen? In het Financieel Dagblad van zaterdag 24 augustus stond een uitgebreid artikel over het gebruik van business planning tools in je gezinsleven: Een functioneringsgesprek met je kinderen.

Zo maak je meer tijd

Goed plannen is soms nog niet genoeg om alles wat je wilt doen ook echt voor elkaar te krijgen. Er zit immers maar 24 uur in een dag en je moet ook eten en slapen. Maar hoe maak je dan meer tijd? Naast plannen heb ik met deze twee manieren meer tijd gemaakt.

De eerste manier is “gewoon” eerder opstaan. Vroeg(er) opstaan is een optie waarvan ik altijd dacht dat die onmogelijk was, in elk geval in mijn leven. Dat dit niet zo bleek te zijn, kun je teruglezen in mijn vorige blog over hoe ik een ochtendmens werd.

Naast dat vroege opstaan ben ik ook bewust minder gaan werken. Drie dagen voor een opdrachtgever per week, een dag thuis met de kinderen en dan houd ik nog een dag over waarmee ik kan doen wat ik graag wil. Mijn Flamingo-dag. Ik hou van mijn werk bij mijn opdrachtgevers, maar toch is dit de leukste dag van de week.

Zo heb ik het afgelopen jaar leren programmeren in R, mijn nieuwe website opgezet, mijn netwerk onderhouden, datavisualisatie cursussen gevolgd, workshops gegeven en boeken gelezen. Allemaal gedaan in de tijd die ik ervoor had gemaakt. En allemaal kennis en kunde die ik weer mee kan nemen naar mijn opdrachtgevers en waarmee ik waarde kan toevoegen. En nog belangrijker, ondertussen zorgen deze dagen er ook voor dat ik mijn eigen koers blijf varen en dus dat ik tijd blijf maken voor de juiste dingen.

Makkelijk praten

Denk je nou ook: ja, jij hebt gemakkelijk praten met je freelance-klussen die je lekker zelf in kunt delen. Hoe doe ik dat als ik in loondienst ben? Goede vraag. 😉 Als ik terugdenk aan mijn tijd in loondienst zou ik twee dingen anders aanpakken om meer tijd te kunnen maken.

Ten eerste zou ik voortaan elk jaar mijn opleidingsbudget opmaken. Wat wil je graag leren waar je nu geen tijd voor hebt? Lees: waar je tot nu toe geen tijd voor hebt gemaakt? Een training of cursus volgen is een ideale manier om tijd te maken voor je eigen ontwikkeling, met de tijd van de baas en het geld van de baas.

Het tweede wat ik anders zou doen is tijd blokken in mijn agenda om te werken aan de dingen die ik op dat moment belangrijk vind. Natuurlijk in overleg met je team en manager. Is er iets wat je al heel lang wilt leren, uitzoeken, analyseren of uitproberen? Blok het in je agenda, blijf desnoods thuis als die mogelijkheid er is en ga aan de slag.

Mijn boodschap aan jou: jij kunt altijd kiezen! Laat jij je meeslepen door de waan van de dag? Of maak jij bewust tijd voor de waan van de dag èn voor je eigen prioriteiten?